Prioritering av metadata i projektverksamhet : En kvalitativ studie om orsaker och konsekvenser samt krav för ökad metadataprioritering

Sammanfattning

I takt med att organisationer blir alltmer digitaliserade ökar behovet av effektiv datahantering. En viktig del av denna hantering är metadata. Metadata är information som beskriver data och används för att organisera och strukturera den. Trots metadatas centrala roll visar både forskning och praktisk tillämpning att metadata inte fylls i konsekvent, saknar standardisering eller prioriteras ned till förmån för andra arbetsuppgifter. Syftet med denna studie är därför att undersöka hur metadata prioriteras i en specifik organisatorisk kontext. Undersökningen syftar till att besvara vilka faktorer samordnare upplever bidrar till att metadata nedprioriteras, vilka konsekvenser bristfällig metadatahantering får samt att formulera kontextuella krav som kan bidra till en ökad prioritering av metadata. Studien utgår från en interpretivistisk ansats där tolkning av människors upplevelser och förståelse är central. Studien genomförs som en kvalitativ fallstudie baserad på semistrukturerade intervjuer med data- och Building Information Modeling (BIM)-samordnare på Swecos kontor i Gävle. Intervjumaterialet analyseras genom tematisk analys för att identifiera återkommande teman och mönster. Studiens resultat visar att metadata nedprioriteras på grund av bristande förståelse för metadatas långsiktiga värde, varierande kompetens, otydliga arbetssätt samt skillnader mellan system och standarder. Arbetet prioriteras också ofta ned till förmån för andra arbetsuppgifter som har tydligare koppling till projektering och projektleverans. Även tids- och resursbegränsningar påverkar hur konsekvent metadata hanteras. Bristfällig metadatahantering kan leda till svårigheter att använda data i framtiden, öka manuellt arbete och orsaka förseningar i projekt som följd av reaktivt arbete. Variationer i metadata mellan projekt och system försvårar dessutom möjligheten till enhetlig och långsiktig informationshantering. Bristande metadata kan också påverka förtroendet och tillförlitligheten i företagets leveranser. För att öka prioriteringen av metadata behöver metadatahantering integreras tidigt och kontinuerligt genom hela projektprocessen. Tydliga standarder, gemensamma arbetssätt, kontinuerlig uppföljning och tydlig ansvarsfördelning framstår som viktiga förutsättningar för mer konsekvent metadatahantering. Resultatet visar även att den långsiktiga nyttan med metadata behöver tydliggöras för samtliga i projektgruppen samt att automatisering och validering via olika verktygsstöd kan bidra till effektivare metadataarbete.