Digitalisering av ett internt planeringssystem - Utveckling och utvärdering av en digital kalenderlösning i ett mikroföretag

Sammanfattning

I dagens konkurrenskraftiga affärslandskap tvingas företag och organisationer till en snabb digital omvandling. Trots detta har majoriteten av små och medelstora (SME) företag hamnat efter i digitaliseringen. Denna studie adresserar dels ett praktiskt behov hos en svensk resebyrå, Företag X att ersätta ett analogt ineffektivt system med en skräddarsydd digital lösning och det vetenskapliga gapet gällande empiriska studier av digitaliseringens effekt i mikroföretag. Studiens forskningsfråga är “Hur kan digitalisering av ett analogt internt planeringssystem genomföras och vilka effekter får implementeringen av en digital kalenderlösning på arbetssätten och informationshantering i ett mindre svenskt reseföretag med årsbaserad planering.” Som metodologisk grund har Design Science Research (DSR) valts för att utveckla och utvärdera den digitala kalenderlösningen inom ramen för en fallstudie. Metodtillämpningen följde DSR ramverket där krav samlades in genom ostrukturerade intervjuer och artefakten utvecklades interaktivt med prototyper. Utvärderingen genomfördes med en ex post och naturalistisk strategi där datainsamlingen bestod av semi-strukturerade intervjuer vilket analyserades genom tematisk analys. Resultatet visar att implementationen en digital planeringssystem resulterade i 4 effekter; den första effekten var en utökad mobilitet och tillgänglighet då kalendern baserades online och kunde användas av alla anställda, den andra effekten var en förbättrad tydlighet som ett resultat av standardiserade estetiska element, den tredje effekten var en förbättrad överblick insikt då kalendern anpassats efter behov och den fjärde effekten var att företagets utvecklade nya rutiner. Slutsatsen av studien är att det digitala systemet bidrog till en effektivisering i planering och hantering av information. Detta genom att eliminera tidigare barriärer i det tidigare analoga system som använts.