Försvårar myndigheters kravställningar offentlig upphandling? : En kvalitativ studie av upphandling mellan Skatteverket och privat sektor

Sammanfattning

Bakgrund: I Sverige upphandlas tjänster motsvarande cirka 800 miljarder kronor om året och är cirka en sjättedel av Sveriges totala BNP. Motiv för upphandling är kostnadsminskning och att myndigheten saknar resurser för att producera den i egen regi. Det är ett område som präglas av olika regleringar och lagstiftningar. I Sverige värdesätter den offentliga sektorn hög konkurrens, men det förekommer ofta ett begränsat antal anbud. I samband med att upphandlingar sker finns det förekommande problem, exempelvis tillvägagångssätt vid tilldelning av kontrakt. Det förekommer även utmaningar kring kravställningar för upphandlingar. Syfte: Studien undersöker hur en myndighet kommer fram till att upphandling är nödvändigt, hur den agerar efter att behovet har identifierats och hur upphandling genomförs. Teori: Studien tillämpar institutionell teori, resursbaserad teori och transaktionskostnadsteori. Med hjälp av teorierna belyser studien vikten av myndighetens resurser, riktlinjer och de kostnader som uppstår till följd av upphandling. Metod: Studien baseras på en kvalitativ fallstudie där det empiriska materialet innefattar insamling av upphandlingar och semistrukturerade intervjuer. Empirin tematiseras och analyseras. Slutsats: Resultatet av studien visar att lagstiftning har en stor påverkan på upphandlingsprocessen. Studiens resultat påvisar att Skatteverket har tydliga riktlinjer och processbeskrivningar för att säkerställa att lagstiftning följs, men det förekommer mindre lyckade upphandlingar gällande efterlevnad av lagstiftning. Svårigheterna beror på bristfällig strategiformulering och styrning. Lösningen bedöms vara framtagning av en mer öppen och proaktiv strategi för att kontinuerligt utvärdera arbetsprocesser internt och externt. Förslag till framtida studier är att små och medelstora företag står inför institutionella hinder till följd av överkvalificerade kravspecifikationer och detta är ett strukturellt problem som kan undersökas vidare. Offentliga regelverk kommer i konflikt med leverantörernas interna policys och utifrån institutionell teori är slutsatsen att det finns ett gap mellan institutionella kravställningar och marknadens förutsättningar som kan bero på informationsasymmetri. Observationer i empirin belyser utmaningar gällande inflexibilitet, improduktivitet och ineffektivitet till följd av bristfällig kommunikation. Resursbaserad teori bekräftar detta och Skatteverkets bristande styrning orsakar försämrad prestation. En ytterligare slutsats är att det existerar ett gap mellan myndighetens tillgängliga resurser och nödvändiga färdigheter, vilket skapar utmaningar gällande effektivt genomförande av upphandlingar. Genom att främja innovation och automatisera, digitalisera granskningar och analyser kan sök, kontrakt, och kontrollkostnader minskas vilket enligt TCE-teorin leder till kostnadseffektivitet.