Hur hantering av informationsflödet påverkar verksamheten En studie på Speed Group AB

Sammanfattning

Studien undersöker informationsflödet i orderprocessen som sker via mejl och hur detpåverkar arbetet på avdelningen Sigma, som är en del av Speed Group AB. Speed är etttredjepartslogistik företag och uppdragsgivaren för avdelningen Sigma är Omega. Studien hargenomförts med hjälp av en kombination av observationer, intervjuer och analys av internadata, i syfte att kartlägga informationsflödet samt identifiera konsekvenser och möjligastandardiseringsåtgärder. Informationsflödet i orderprocessen kartlades genom en cross-functional process map för att visa Sigmas beroende av mejlkommunikation och informationfrån Omega, vilket ibland är ofullständig och otydlig. Det påvisades att Sigma saknar kontrollöver innehåll och tidpunkt för när informationsöverföringen sker, vilket bidrar till en sårbarorderprocess.Saknad information leder till att order kan behöva pausas på Sigma och att kompletterandemejl behöver skickas till Omega. Detta orsaker slöserier såsom väntan, onödigaarbetsmoment, extra lagerhållning och att resurser inte utnyttjas optimalt. Det leder till meradministrativt arbete och en repetitiv mejlkommunikation mellan Sigma och Omega.Samtidigt tillför dessa slöserier ingen värdeökning i orderprocessen.Arbetssättet på Sigma bygger till stor del på personbunden kunskap, vilket innebär ettberoende av operatörernas erfarenhet och individuella kunskap. Det saknas standardiseradearbetssätt för hur kompletterande information ska efterfrågas, som leder till variation iarbetssätt mellan operatörerna på avdelningen.Mot dessa utgångspunkter framkom det behov av åtgärder. Åtgärderna syftar till att minskaorsakerna till slöserierna genom att införa allmänna standardiseringsåtgärder, vilket kanminska verksamhetens beroende av operatörernas tysta kunskap. Vidare föreslåsstandardisering av orderinformation samt hur saknad information ska loggas, för attsäkerställa att det finns en mall över hur kompletterande kommunikation ska ske ochdärigenom bidra till en spårbar och strukturerad orderprocess.