AI-driven chattfunktion som stöd för kunskapsbevarande: En fallstudie i en digital byrå

Sammanfattning

I dagens organisationer är kunskap en avgörande resurs, men många upplever svårigheter med att dokumentera, bevara och dela den på ett systematiskt sätt. Särskilt vid personalomsättning riskerar viktig kunskap att gå förlorad, vilket påverkar effektivitet, kontinuitet och lärande. Denna studie undersöker hur en AI-driven chattfunktion kan användas som ett verktyg för att förbättra kunskapshantering inom en digital byrå. Studien bygger på en fallstudie i en svensk digital byrå och använder sig av semistrukturerade intervjuer, enkäter och benchmarking för att belysa nuläget och framtida möjligheter. Resultaten visar att kunskapen i stor utsträckning är informell, situationsbunden och personberoende. Samtidigt uttrycker medarbetare ett tydligt intresse för ett AI-baserat stöd förutsatt att det upplevs som enkelt, tillgängligt, säkert och relevant. Analysen visar att en AI-driven chattfunktion kan bidra till minskat kunskapstapp, bättre onboarding, jämnare tillgång till information och effektivare arbetsflöden. Dock krävs tydliga organisatoriska och kulturella förutsättningar för att tekniken ska kunna integreras i det dagliga arbetet. Studien understryker även att AI inte kan ersätta mänsklig interaktion, särskilt när det gäller överföring av tyst kunskap, utan bör fungera som ett kompletterande stöd. Genom att kombinera teori inom kunskapshantering och digital transformation med empiri från en verklig organisation, bidrar studien med både teoretiska och praktiska insikter om hur AI kan användas för att stärka långsiktig kunskapssäkring i arbetslivet.