Teknik, uppgift och människa i följesedelsprocessen : En kvalitativ studie om systembrister, mänskliga faktorer och AI:s potential utifrån ett Task-Technology Fit-perspektiv

Sammanfattning

Följesedelsprocessen står för en central informationslänk i organisationers inköps- och logistikflöden, men utmärks i många verksamheter av manuell hantering, varierade dokumentformat och bristande standardisering. Trots att AI-baserade verktyg har visats ha potential inom dokumenthantering saknas kunskap om huruvida organisatoriska och mänskliga faktorer påverkar huruvida AI faktiskt kan verka som ett effektivt stöd i en befintlig följesedelsprocess. Syftet med denna studie var att analysera och identifiera problem och utmaningar som upplevs av användare i fallföretagets befintliga följesedelssystem, samt att undersöka i vilken omfattning AI kan användas som stöd för att adressera dessa. Studien genomfördes som en kvalitativ fallstudie där semi- strukturerade intervjuer utfördes med fyra respondenter som berördes av följesedelsprocessen inom fallföretaget. Det empiriska materialet analyserades med hjälp av Task-Technology Fit och Aktivitetsteorin som analytiska ramverk, vilket möjliggjorde en analys av både tekniska och organisatoriska dimensioner av de identifierade problemen. Resultatet visade att de främsta problemen i följesedelsprocessen inte huvudsakligen handlade om följesedeln som dokument, utan om hur information skapades, överfördes, tolkades och användes i ett system där teknologins egenskaper inte överensstämde med arbetsuppgiftens krav. De primära utmaningarna som identifierades var saknad och inkorrekt information, varierade dokumentformat, språkbarriärer och ett föråldrat system. En avgörande konsekvens var att processen till stor del upprätthölls av individbunden erfarenhetsbaserad kunskap snarare än av ett väl anpassat systemstöd, vilket skapade en strukturell sårbarhet. Angående AI:s potential visade resultaten att tekniken var mest relevant i de delar av processen där gapet mellan uppgiftens informationskrav och det nuvarande systemstödet var som störst. Respondenterna såg AI som ett verktyg med potential för automatisk datautvinning och standardisering, men framhävde samtidigt behovet av verifierbarhet, låg felmarginal och bibehållen mänsklig kontroll. Studien kom till slutsatsen att AI bör förstås som ett processtöd snarare än en självständig lösning, och att en framgångsrik implementering kräver att organisatoriska förutsättningar och den erfarenhetsbaserade kunskap som personal besitter tas till hänsyn.