Keys to Successful Implementation of Digital Systems in Organizations : A study on user acceptance, usability, and training

Sammanfattning

Att implementera nya digitala system i organisationer kan innebära betydande utmaningar för användare, vilket ibland kan leda till motstånd att acceptera tekniken eller svårigheter att använda den på grund av systemets komplexitet. För att säkerställa en lyckad implementering av digitala system krävs därför förståelse för hur användare uppfattar och interagerar med det nya systemet. För att bättre förstå hur organisationer kan stödja ett framgångsrikt systeminförande undersöks i den här studien tre faktorer som visat sig påverka teknikens framgång: användaracceptans, användbarhet och utbildning. Studien genomfördes som en fallstudie av ett företag inom energisektorn som implementerade programvara-som-tjänst-lösningen (Software as a Service, SaaS) Aurora by Sigholm (AbS) vid tidpunkten för den här studien. Användaracceptans mättes kvantitativt med hjälp av ett frågeformulär baserad på Teknikacceptansmodellen (TAM). Systemets användbarhet och den utbildning som gavs utforskades kvalitativt genom semistrukturerade intervjuer och analyserades med hjälp av en riktad innehållsanalys som utgick från teorier om användbarhet, andragogik och kognitiv belastning. Resultaten visade en generellt hög nivå av användaracceptans för det nya digitala systemet, men med utrymme för förbättring. För att öka acceptansen bör organisationer prioritera högkvalitativ utbildning framför en ökad mängd utbildning samt erbjuda riktat stöd för äldre användare som kan uppleva större svårigheter att anpassa sig till det nya systemet. När det gäller användbarhet visade det sig att aspekter så som gränssnittsdesign, tidigare erfarenhet, vägledning, flexibilitet i gränssnittet samt felhantering är viktiga. Analysen av utbildningen visade flera framgångsfaktorer, inklusive tydlig kommunikation av det strategiska syftet med systemimplementeringen, att schemalägga utbildning nära lanseringen samt att utnyttja inre motivation. Utifrån dessa insikter föreslogs praktiska riktlinjer för att för hjälpa organisationer att uppnå mer framgångsrika implementeringar av digitala system.