Processer är sekundära, personliga kontakter är primära : Styrning och uppföljning som formella och informella praktiker i en projektintensiv miljö

Sammanfattning

Bakgrund och problem: Projekt har en alltmer central roll i hur organisationer driver utveckling och innovation. I projektintensiva organisationer skapas särskilda styrningsutmaningar, då projekt ofta präglas av osäkerhet och tvärfunktionella beroenden, samtidigt som de behöver samordnas i relation till gemensamma resurser och organisationens prioriteringar. Tidigare forskning visar att projektstyrningen behöver förstås som ett samspel mellan formella och informella styrformer, utifrån forskningen är det fortfarande mindre tydligt hur detta samspel faktiskt utspelar sig i projektens vardag. Det behövs därför mer kunskap om hur formella ramar och uppföljningsunderlag samspelar med informella kontaktvägar och samordningspraktiker för att hålla ihop det operativa projektarbetet och koppla det till den omgivande organisationen. Syfte: Syftet med studien är att analysera hur projektarbete hålls ihop i praktiken i en projektintensiv organisation genom att studera samspelet mellan formella och informella styrnings- och uppföljningspraktiker, samt hur detta samspel bidrar till att koppla projektets vardagliga arbete till den omgivande organisationen. Metod: Studien bygger på en kvalitativ, abduktiv fallstudie av Axis Communications, en projektintensiv organisation. Det empiriska materialet består främst av semistrukturerade intervjuer med respondenter från flera organisatoriska nivåer och roller, som projektledare, teamledare, linjechefer, direktörer, stödfunktioner och projektmedarbetare. Utöver intervjuerna användes interna dokument för att förstå de formella ramarna för projektarbetet. Materialet analyserades och tolkades med stöd av ett analytiskt ramverk inspirerat av practice theory och actor-network theory. Slutsats: Studien visar att projektarbetet inte hålls ihop av formella ramar eller informella praktiker var för sig, utan genom ett samspel i det löpande arbetet. De formella ramarna skapar riktning, struktur och gemensamma referenspunkter, men blir först styrande när de tolkas, anpassas och omsätts i projektets vardag genom informella praktiker som direktkontakt, vardagliga avstämningar och löpande informationsdelning. Vidare visar studien att kopplingen mellan projekt och organisation skapas genom ett successivt översättningsarbete, där aktörer löpande omformar projektets operativa verklighet till statusbilder, beslutsunderlag och frågor som kan hanteras på andra organisatoriska nivåer. Detta möjliggör snabbhet, flexibilitet och handlingskraft, men skapar också en sårbarhet när styrningen blir beroende av de informella kontaktvägarna, personliga nätverk och enskilda aktörers omdöme. Nyckelord: Projektstyrning, projektuppföljning, projektintensiva organisationer, formell styrning, informell styrning, informationsflöde, översättningsarbete, organisationskultur.