Formell policy och informell praktik : En uppsats om styrningen av generativ AI och shadow AI i små och medelstora organisationer

Sammanfattning

Generativ AI har på kort tid blivit en allt vanligare del av arbetslivet och erbjuder betydande möjligheter för effektivisering, innovation och kunskapsstöd. Samtidigt utvecklas teknologin ofta snabbare än de formella styrsystem som reglerar användningen, vilket skapar utmaningar för organisationers möjligheter att styra, följa upp och kontrollera användningen. Särskilt relevant blir detta i små och medelstora organisationer där resurser och formella styrstrukturer ofta är mer begränsade än i större organisationer. Syftet med denna uppsats är att undersöka hur små och medelstora organisationer styr medarbetares användning av generativ AI samt hur relationen mellan formell styrning och faktisk användning tar sig uttryck i praktiken. Undersökningen genomfördes med en kvalitativ forskningsansats där semistrukturerade intervjuer genomfördes med representanter från små och medelstora organisationer. Det empiriska materialet analyserades genom tematisk analys med utgångspunkt i Simons (1995) Levers of Control och Jensen och Mecklings (1976) agentteori. Resultatet visar att styrningen av generativ AI i stor utsträckning präglas av informella styrformer. Belief systems och interactive control systems framträder som centrala mekanismer genom vilka organisationer styr användningen genom värderingar, dialog, lärande och tillit. Samtidigt är boundary systems ofta generella och diagnostic control systems begränsade, vilket innebär att organisationerna har begränsade möjligheter att följa upp och övervaka AI-användningen i praktiken. Uppsatsen visar även att förekomsten av shadow AI kan förstås som en konsekvens av samspelet mellan uppmuntrande värderingar kring AI-användning, begränsad insyn och stort individuellt handlingsutrymme. Slutsatsen är att styrningen av generativ AI i små och medelstora organisationer kännetecknas av balans mellan kontroll och autonomi där tillit, dialog och individuellt ansvar får en framträdande roll. Uppsatsen bidrar därmed till forskningen om generativ AI och organisatorisk styrning genom att belysa hur formella och informella styrformer samspelar i praktiken samt hur informationsasymmetri och shadow AI uppstår i SME-kontexten.