När agilt möter traditionellt : Kommunikation och samverkan i hybridprojekt - en kvalitativ fallstudie av Karlstad kommun

Sammanfattning

Fallstudien syftar till att fördjupa förståelse för hur kommunikation och samverkan upplevs i hybridprojekt bestående av tvärfunktionella team, där vissa aktörer använder traditionella arbetssätt och andra agila. Studien genomfördes som en kvalitativ fallstudie av Karlstad kommun, där fokus låg på tvärfunktionella team med aktörer från IT-avdelningen, externa leverantörer och andra verksamheter inom kommunkoncernen. Datainsamlingen skedde genom semistrukturerade intervjuer med 13 projektmedlemmar med erfarenhet av hybridprojekt. Det empiriska materialet analyserades med tematisk analys. Resultatet visar att kommunikation i hybridprojekt ofta präglas av behovet att översätta mellan olika språk, arbetssätt och perspektiv. Skillnader mellan tekniska och verksamhetsnära begrepp skapar utmaningar i förståelse, vilket kräver aktiva insatser för att anpassa och tydliggöra information. Vidare framkommer att både informella och formella kommunikationskanaler är centrala, där särskilt fysiska möten bidrar till bättre relationer. Samverkan påverkas i hög grad av flera förutsättningar, där en uppdelning mellan ”vi och dem” kan försvåra samarbetet. Tillit framträder som avgörande för ett fungerande samarbete, liksom tydlighet i roller och ansvar. Skillnader i projektmognad mellan olika delar av organisationen upplevs ha en stor påverkan på samarbetet. Studien identifierar strategier för att stärka kommunikation och samverkan, såsom användningen av gemensamma digitala verktyg, tydliga strukturer i projektets uppstart samt utbildning i arbetssätt. Slutsatsen är att kommunikation och samverkan upplevs som komplext när olika arbetssätt, språk och aktörer möts. Ett aktivt arbete krävs för utvecklingen av kommunikationen för att skapa gemensam förståelse mellan aktörer. För en hög grad av samverkan krävs tydliga strukturer, klargjorda förväntningar på roller samt ett aktivt arbete med tillit och gemensamma arbetssätt.